Privacyverklaring
Onze privacy- en cookieverklaring
Wanneer wij persoonsgegevens verwerken, doen wij dit in overeenstemming met de privacywetgeving. Dit betekent dat wij:
- Onze doeleinden duidelijk vastleggen in deze privacy- en cookieverklaring voordat wij uw persoonsgegevens verwerken.
- Zo weinig mogelijk persoonsgegevens en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden bewaren.
- Expliciet om toestemming vragen voor het verwerken van uw persoonsgegevens, indien toestemming vereist is.
- De nodige veiligheidsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
- Uw rechten respecteren, zoals het recht tot toegang, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn verwerkt.
Wilkens c.s. BVBA en haar dochterondernemingen en filialen (gezamenlijk Wilkens c.s. BVBA’ ‘onze’, ‘wij’ of ‘ons’) zijn verplicht uw privacy te respecteren. Dit Privacybeleid beschrijft hoe wij informatie verzamelen, gebruiken, verstrekken, opslaan en op andere wijze verwerken wanneer u van onze website en andere online producten en diensten gebruikmaakt.
Wij verzoeken u deze Privacyverklaring te lezen zodat u onze verbintenis aan u, uw privacy, en hoe u aan die verbintenis kunt deelnemen, begrijpt.
Wij hebben deze privacy- en cookieverklaring opgesteld om duidelijk aan te geven dat wij uw privacy zeer ernstig nemen. Om deze reden worden de door ons verzamelde persoonsgegevens met zorg verwerkt en beveiligd. Op die manier houden wij ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR).
Doeleinden van gegevensverwerking
In deze privacy- en cookieverklaring leggen wij u uit wat wij bij Wilkens c.s. BVBA doen met de informatie die wij over u krijgen. Door onze diensten te gebruiken of onze website te bezoeken verkrijgen wij verschillende soorten persoonsgegevens van u.
Voor elk doeleinde is beneden aangeduid welke gegevens wij van u verkrijgen, voor welk doel wij deze gegevens verwerken en hoe lang wij ze opslaan. Als u vragen hebt of u wilt exact weten wat wij van u bewaren, neem contact met ons op via de gegevens op het einde van dit privacybeleid.
Toestemming
Wilkens c.s. BVBA verzamelt persoonsgegevens over u in verband met onze vele diensten. Wanneer u werkt met of gebruikmaakt van Wilkens c.s. BVBA, kunt u gevraagd worden om een account aan te maken waarin persoonsgegevens zoals uw naam, uw postadres, uw e-mailadres of uw kredietkaartinformatie kunnen worden opgenomen. Bovendien geeft u waarschijnlijk persoonsgegevens door wanneer
- U met Wilkens c.s. BVBA communiceert over de telefoon, via chats, e-mails, webformulieren, en andere vormen van communicatie.
- U zich abonneert op marketingmateriaal van Wilkens c.s. BVBA,
- U informatie van deze website downloadt,
- U solliciteert voor een job, of
- U gebruikmaakt van de diensten van Wilkens c.s. BVBA.
Door uw persoonsgegevens aan Wilkens c.s. BVBA te verstrekken op de in dit privacybeleid beschreven manieren, gaat u akkoord dat u gemachtigd bent om die informatie te verstrekken en aanvaardt u dit privacybeleid en elke andere aanvullende privacyverklaring die voor u relevant kan zijn. Als u niet met onze procedure akkoord gaat, registreer u dan niet, abonneer u niet, maak geen account aan, of maak op geen enkele andere wijze gebruik van onze diensten, de website of applicaties voor mobiele apparaten van Wilkens c.s. BVBA.
Contact
Wij bieden verscheidene mogelijkheden aan om ons te contacteren. U kunt telefonisch contact met ons opnemen, via e-mail of via het contactformulier.
Hiervoor verwerken wij volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- (Zakelijk) e-mailadres
- (Zakelijk) telefoonnummer
- Alle informatie die u zelf ingeeft als inhoud van een bericht.
Wij gebruiken deze informatie om uw verzoek te verwerken en op een correcte manier contact met u op te nemen. Wij houden deze informatie bij om onze service voor toekomstige klanten te verbeteren. De informatie kan worden verwijderd op eenvoudig verzoek naar privacy@wilkens.be.
Sollicitaties
Hebt u op een van onze vacatures gereageerd of hebt u spontaan gesolliciteerd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie te kunnen verwerken.
Hiervoor verwerken wij volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Curriculum vitae
- Motivatiebrief
- Salarisindicatie
- Getuigschriften
Andere informatie die u bij uw sollicitatie hebt verstuurd.
Wij gebruiken deze informatie met het oog op het eventueel afsluiten van een arbeidsovereenkomst.
Als u aan het einde van de sollicitatieprocedure niet bij Wilkens c.s. BVBA wordt aangenomen, zullen wij uw sollicitatiegegevens niet langer dan 4 weken na het einde van de procedure opslaan. Op die manier kunnen wij u nog steeds contacteren als dat de vorige kandidaat bij nader inzien niet geschikt blijkt. Als wij u op dit ogenblik geen functie kunnen aanbieden, kunnen wij – mits uw toestemming – uw sollicitatiegegevens tot maximaal één jaar na afloop van de sollicitatieprocedure bewaren. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door ons een e-mail te sturen. Als u voor ons komt werken, houden wij uw sollicitatiegegevens bij in een persoonlijk dossier.
Een screening op social media en internet maakt deel uit van de procedure. Wij kunnen de gevonden informatie tijdens het sollicitatieproces gebruiken voor verdere beoordeling. De uitvoering van de screening is noodzakelijk om te garanderen dat ons imago behouden blijft wanneer wij nieuwe medewerkers aanwerven. Wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij. Wij zoeken uw naam op in Google en zoeken naar profielen op verscheidene sociale media. Dit doen wij uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij vragen u niet om ons toegang te geven tot een beveiligde social media page of om een connectie met ons te maken. Wij zullen onze bevindingen uiteraard altijd met u bespreken. Wij weigeren niemand op basis van de resultaten uit de screening. Als u bezwaar hebt tegen de screening, kunt u dit via e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.
Als wij hulp nodig hebben van externe HR-consultants in verband met uw sollicitatie, kunnen wij uw gegevens mogelijk naar hen doorsturen. Het is ook mogelijk dat wij uw sollicitatie doorsturen naar andere verbonden ondernemingen van Wilkens c.s. BVBA, als uw sollicitatie voor hen relevant is.
Informatie downloaden
Als u een presentatie van deze website downloadt, dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw download te kunnen behandelen.
Hiervoor verwerken wij volgende persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
Wij gebruiken deze informatie om ons publiek beter te begrijpen en de informatie die wij u bieden te verbeteren. Daarnaast kunnen wij, mits uw toestemming, deze informatie gebruiken voor marketingdoeleinden.
Gebruik van onze diensten
Wanneer u werkt met of gebruikmaakt van Wilkens c.s. BVBA, kunt u gevraagd worden om een account aan te maken. Dat account kan persoonsgegevens zoals uw naam, uw postadres, uw e-mailadres of uw kredietkaartinformatie bewaren. Wij verzamelen deze informatie om een vlotte werking van onze diensten te garanderen en u op een correcte manier voor kosten die van toepassing kunnen zijn te factureren. Wij bewaren deze informatie zo lang als wettelijk verplicht, of zo lang als nodig is voor de doeleinden waarvoor het was verzameld.
Anonimisering
Wij kunnen de persoonsgegevens die wij via de website verkrijgen, anonimiseren. Dit betekent dat de oorspronkelijk door ons verkregen persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd dat de betrokkene aan de hand van deze gegevens niet meer kan worden geïdentificeerd. De gegevens zijn dus geen persoonsgegevens meer en bijgevolg zijn er geen privacyrisico’s aan verbonden.
Wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij om gegevens te anonimiseren. Aan de hand van deze geanonimiseerde gegevens, kunnen wij statistisch onderzoek voeren en onze website verbeteren.
Veiligheid
Wij nemen gepaste veiligheidsmaatregelen om misbruik en onbevoegde toegang tot uw persoonsgegevens te beperken. Wij zorgen er bijvoorbeeld voor dat de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot uw persoonsgegevens is beschermd en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig worden gecontroleerd. Wij nemen onder andere volgende veiligheidsmaatregelen:
- Logische toegangscontroles op onze laptops en systemen, waar mogelijk met behulp van wachtwoorden en MFA;
- fysieke maatregelen voor toegangsbeveiliging, waaronder toegangschips en camerabeveiliging in onze kantoren;
- encryptie van digitale bestanden;
- organisatorische maatregelen voor toegangsbeveiliging;
- veiligheid van netwerkverbindingen via Transport Layer Security (TLS) technologie;
- doelgerichte toegangsbeperkingen en gegevensopslag binnen de EU.
Wij werken zoveel mogelijk digitaal: oude papieren gaan door de papierversnipperaar en digitale documenten worden beveiligd.
Gegevensbewaring
Wilkens c.s. BVBA bewaart uw informatie voor zakelijke doeleinden, zolang uw account actief is, en/of zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om u van onze producten en diensten te voorzien. Wilkens c.s. BVBA zal uw informatie ook bewaren zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is om onze wettelijke verplichtingen na te komen, geschillen op te lossen, onze diensten te verbeteren en/of onze overeenkomsten af te dwingen. Wij kunnen ook cache- of gearchiveerde kopieën van uw informatie gedurende een redelijke periode bewaren. Helaas is geen enkel systeem of geen enkele online informatieoverdracht volledig veilig. Wij kunnen niet garanderen dat de informatieoverdracht naar onze diensten veilig verloopt. Daartoe zal Wilkens c.s. BVBA gebruikers op de hoogte brengen van een datalek als Wilkens c.s. BVBA dit redelijkerwijs noodzakelijk acht in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. Een overdracht is op eigen risico en Wilkens c.s. BVBA verwacht dat u gepaste veiligheidsmaatregelen zult nemen om uw informatie te beschermen.
Uw GDPR-rechten
U beschikt over de volgende rechten:
- Recht op toegang: u hebt het recht om uw persoonsgegevens die wij over u verwerken in te kijken.
- Recht op rectificatie: u hebt het recht om uw persoonsgegevens die wij over u verwerken aan te passen of aan te vullen als deze incorrect of onvolledig zouden zijn.
- Recht op intrekking van uw toestemming: u kunt uw toestemming te allen tijde intrekken.
- Recht op verzet: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
- Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken om uw persoonsgegevens te verwijderen.
- Recht op gegevensoverdraagbaarheid: als het technisch mogelijk is, hebt u het recht om uw persoonsgegevens die wij over u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
- Recht op beperking van verwerking: in sommige gevallen, kunt u verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt (tijdelijk of anderszins), wat betekent dat wij minder persoonsgegevens van u zullen verwerken.
Als u wenst een van deze rechten uit te oefenen, vragen wij om uzelf te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens om te garanderen dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.
In principe zullen wij binnen een maand aan uw verzoek gevolg geven. Deze periode kan echter met twee maanden worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze periode verlengen, zullen wij u binnen de eerste maand hiervan op de hoogte brengen.
Als u een van onze rechten wilt uitoefenen, kunt u dit kenbaar maken door ons te contacteren via de contactgegevens aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring.
Reactie op datalekken
De veiligheid van alle informatie is voor Wilkens c.s. BVBA uiterst belangrijk. Wilkens c.s. BVBA gebruikt technische en fysieke beveiligingen om de veiligheid van uw persoonsgegevens tegen ongeoorloofde openbaarmaking te beschermen. Wij gebruiken uitgebreide veiligheidsmaatregelen om alle informatie veilig te houden. Wij stellen ook alles in het werk om ervoor te zorgen dat alleen de noodzakelijke personen en derden toegang hebben tot de persoonlijke informatie. Dergelijke veiligheidsmaatregelen kunnen echter niet alle verlies, misbruik of wijziging van persoonlijke informatie voorkomen en wij zijn niet verantwoordelijk voor enige schade of aansprakelijkheid met betrekking tot dergelijke incidenten voor zover wettelijk toegestaan. In geval van een datalek, zullen wij u op de hoogte brengen van elk verlies, misbruik of wijziging van persoonlijke informatie die u kan treffen.
Algemene verwerking en gebruik van cookies
Op onze website gebruiken wij cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestanden die automatisch opgeslagen op of gelezen kunnen worden van het apparaat (zoals een pc, een tablet of een smartphone) van de websitebezoeker wanneer die een website bezoekt. Dit wordt gedaan via de webbrowser op het apparaat. Wij en de derde partijen gebruiken cookies om:
- functionaliteiten van de website te activeren (technische en functionele cookies);
- het gebruik van de website te analyseren en, op basis daarvan, de website gebruiksvriendelijker te maken (analytische cookies);
- gepersonaliseerde advertenties te tonen (marketing cookies).
Deze cookies verzamelen volgende informatie van u:
- IP-adres
- Cookie-ID
- Applicatie- en klikgedrag
- Verwijzende URL
Wanneer u onze website voor de eerste keer bezoekt, tonen wij een melding over cookies. Voor zover wij daartoe verplicht zijn, vragen wij hierbij uw toestemming voor het gebruik van cookies.
Door op ‘Cookie-instellingen’ te klikken krijgt u een overzicht van de cookies die wij gebruiken.
Klachten
Als u vragen hebt, of u zou een klacht willen indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens aan het einde van deze privacy- en cookieverklaring. Wij behandelen elke vraag en klacht intern en communiceren hierover verder met u. Als u toch het gevoel hebt dat wij u niet op de juiste manier helpen, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens om een klacht in te dienen.
Wijzigingen aan deze privacy- en cookieverklaring
Wilkens c.s. BVBA heeft het recht om wijzigingen aan deze privacy- en cookieverklaring aan te brengen. De wijzigingen worden op onze website gepubliceerd. Raadpleeg daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.
Contact
Wilkens c.s.
Poolse Winglaan 86/0001
9051 Gent – Sint-Denijs-Westrem
Tel: +32 (0)9 265 00 40
e-mail: info@wilkens.be